Krisis publik dapat mengambil banyak bentuk. Sayangnya, itu tidak bisa dihindari. Krisis publik dapat disebabkan oleh kerusakan tak terduga dan tak terkendali dari sistem atau entitas internal atau eksternal, bencana alam, aktivitas teroris atau kebocoran informasi penting, korupsi perusahaan atau pelanggaran kepercayaan. Apa pun penyebab krisis, ia memiliki satu kesamaan: memerlukan perubahan signifikan dalam cara organisasi menjalankan bisnis. Organisasi harus mengatasi akar penyebab krisis, yang biasanya terletak di dalam sistem komunikasi internal mereka sendiri.
Rencana manajemen krisis publik diperlukan untuk mencegah bencana hubungan masyarakat. Untuk mengelola krisis publik secara efektif, organisasi pertama-tama harus menentukan harapan keberhasilan mereka sendiri dan bagaimana mereka akan menilai tingkat keparahan dan dampak situasi. Dua faktor kunci ini – bagaimana publik memandang situasi dan bagaimana organisasi akan menanggapinya – biasanya yang paling sulit untuk didefinisikan dan dikomunikasikan. Namun, ada dasar-dasar tertentu yang harus diingat organisasi ketika merumuskan rencana manajemen krisis mereka.
Hal pertama yang harus diingat adalah bahwa hubungan masyarakat dan krisis publik bukanlah istilah yang saling eksklusif. Faktanya, krisis publik bisa lebih mudah meningkat daripada bencana hubungan masyarakat. Misalnya, ketika EPA membuka tinjauan lingkungan baru mengenai Undang-Undang Air Bersih, berita awal mungkin fokus pada tinjauan dan implikasinya terhadap lingkungan. Namun, lebih dari seminggu kemudian, tumpahan lain terjadi di lokasi yang sama, dengan personel tak dikenal yang terlibat dan cakupan kerusakan masih belum diketahui. Sekarang, alih-alih berfokus pada berita awal, organisasi perlu memulai serangkaian kegiatan komunikasi yang tidak hanya akan menginformasikan publik tetapi juga menyediakan kerangka kerja untuk mengkomunikasikan informasi penting tentang insiden tersebut serta tanggapan perusahaan.
Ketika merumuskan rencana manajemen krisis publik, organisasi pertama-tama harus mengidentifikasi tujuan dari rencana mereka dan bagaimana mereka akan mencapai tujuan tersebut. Sasaran harus mencakup jumlah orang yang terkena dampak, berapa lama waktu yang dibutuhkan organisasi untuk kembali beroperasi normal, dampak krisis terhadap moral internal dan dampaknya terhadap perusahaan secara keseluruhan. Setelah menentukan tujuan organisasi, organisasi harus mulai mengembangkan rencana manajemen krisis. Perencanaan manajemen krisis harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi setiap informasi baru yang tersedia selama investigasi dan krisis.
Cara paling efektif bagi organisasi krisis publik untuk mengelola peristiwa ini adalah melalui tim respons krisis internal mereka sendiri. Penting bagi sebuah organisasi untuk memiliki tim tanggap krisisnya sendiri, karena tidak ada organisasi yang dapat diharapkan untuk melakukan hal yang sama yang semuanya ditanggapi dalam situasi yang sama. Tim krisis internal harus memiliki kemampuan untuk berbagi informasi satu sama lain dan memberikan jawaban dan rekomendasi atas pertanyaan dari publik. Tim ini dapat terdiri dari karyawan seperti staf lapangan, supervisor, manajer, dan anggota dewan. Ini juga merupakan ide yang baik bagi tim-tim ini untuk mengadakan panggilan konferensi secara teratur untuk menerima dan merumuskan informasi penting dengan cepat.Sementara krisis publik memiliki banyak kesamaan dengan krisis internal, ia juga memiliki beberapa fitur unik yang penting untuk diingat dan dikenali. Perbedaan utama antara keduanya adalah kemungkinan kerusakan pada sektor publik, yang lebih besar dalam krisis publik karena dampaknya terhadap kerja internal organisasi jauh lebih mungkin terjadi. Kemampuan organisasi untuk terus beroperasi selama krisis publik juga merupakan pertimbangan yang lebih besar, terutama jika organisasi itu besar, karena krisis publik dapat segera menutup organisasi yang lebih kecil.
